Organiser un séminaire d’entreprise au Portugal : comment réussir l’organisation ?

Pour une entreprise qui veut réellement se développer, il est nécessaire de procéder de manière ponctuelle à des pauses dans le but de redynamiser les employés et faire une évaluation des actions menées. Les séminaires sont aujourd’hui à coup sûr un moyen très efficace pour optimiser la cohésion d’équipe dans le but d’accroître significativement en compétitivité. Notons toutefois qu’un séminaire d’entreprise n’est pas une chose qui s’improvise, elle s’organise plutôt en suivant certaines étapes. Le Portugal est un très beau pays, de par son rythme de vie imposant, sa richesse culturelle et ses sites naturels et peut accueillir vos séminaires. Découvrez ici quelques conseils qui vous seront très utiles lors de l’organisation de votre futur séminaire dans ce pays.

Se fixer des objectifs bien définis et les hiérarchiser

Pour l’organisation de n’importe quel évènement, et encore plus dans le cadre d’un séminaire au Portugal il est essentiel de définir des objectifs. Grâce à cela, vous serez en mesure d’orienter les décisions que vous prendrez de manière optimale, et ce, tout le long du projet. Selon par exemple qu’il faut rassembler les partenaires, les collaborateurs ou encore les clients de votre société, la nature du séminaire variera. Il est donc primordial que vous définissiez des besoins qui répondent à des questions comme : quels résultats attendons-nous ? Quel est but de ce séminaire d’entreprise ? Le Portugal est un pays disposant d’un important capital attraction, il convient d’en profiter.

L’établissement d’un planning

Lors de la préparation d’un séminaire d’entreprise, vous devez penser à un retroplanning et bien évidemment, le mettre en place. Ce dernier vous permettra de suivre la progression des choses, et ce, de manière quotidienne. Grâce à cette planification, vous serez en mesure d’appréhender clairement les différences échéances telle que le paiement des prestations, la réservation du lieu, les rendez-vous et autres. Peu importe la ville au Portugal pour laquelle vous opterez, il faudra que vous fassiez une check-list et sur celle-ci, inscrire les différentes tâches à réaliser pour que le séminaire puisse se dérouler sans encombre. Pour réduire les imprévus au maximum, il est recommandé de procéder à des simulations avant le jour du séminaire.

La définition du budget nécessaire

En prenant en compte les besoins précédemment définis, il faudra maintenant penser à la prévision budgétaire en n’oubliant bien évidemment pas de laisser une certaine marge pour les imprévus. Normalement, le budget alloué à l’organisation d’un tel évènement au Portugal doit tenir compte des besoins internes ainsi que des résultats à atteindre. A cette étape, votre travail sera de procéder à l’évaluation de la capacité financière de votre société et du coût du séminaire. Quelle que soit l’envergure de l’évènement, Il faudra définir un budget qui reste dans les limites et suffisamment raisonnable. Pour y arriver, vous devez commencer à énumérer tous les différents axes de dépenses. Prévoyez par exemple :

•             La rémunération des conférenciers

•             Les différents moyens techniques

•             Les forfaits résidentiels

•             Les activités externes et la restauration (le climat au Portugal est d’ailleurs idéal toute l’année. Vos collaborateurs pourront ainsi profiter du pays)

•             La location des espaces

•             Le déplacement et les frais qui y sont liés

•             Etc.

Dans le cadre de l’organisation d’un tel évènement au Portugal, chacun des moyens utilisés pour l’organisation implique des dépenses relativement élevées, surtout que le pays est un petit paradis pour un séminaire d’entreprise. Voilà pourquoi, il est recommandé de procéder à des prévisions budgétaires, sans oublier de beaucoup négocier afin de rester dans les clous. Pour faire simple, faites en sorte de ne pas exagérer.

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